Selbstmanagement
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Die 5 großen Fallen des Arbeitsalltags

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1. Sich von Terminen hetzen lassen

Fangen wir mit einem Klassiker des Zeitmanagements an: … Termin folgt auf Termin … auf Termin … auf Termin … … … … … …, sodass während des einen Termins bereits das Gefühl einsteht, man müsste eigentlich bereits beim nächsten Termin sitzen. Am Ende des Tages fühlt man sich gehetzt, gestresst, ausgelaugt und müde. Was tun?

Nie dicht nacheinander eine Serie von Terminen planen, sodass die potentielle Bewegungsfreiheit nicht vollkommen eingeschränkt ist. Spezifische Bürozeiten – wie etwas Dienstag Vormittag – können jede Woche als “stille Zeiten” eingeplant werden, in denen keine Termine entgegengenommen werden und MitarbeiterInnen und KollegInnen ihre Probleme selbst lösen müssen. Stille Zeiten sollten dabei deutlich im Kalender markiert sein oder an der Tür beschriftet werden. Die stille Zeit kann zum konzentrierten Arbeiten genutzt, während die Terminzeiten zum Austausch mit anderen genützt werden können.

PS: Bei mir ist es jedenfalls so, dass ich im Kopf nur wirklich frei werde, Neues zu entdecken und zu er-denken, wenn ich mindestens drei Stunden oder mehr Zeit habe, um mich einer Sache vollständig zu widmen.

2. Sich keine Prioritäten setzen

Ein weiterer klassischer Fehler im Arbeitsalltag ist das Fehlen einer Prioritätenliste. Was will ich bis zum Ende des Monats unbedingt erreicht haben? Was soll dann vorhanden sein? Problematisch wird es, wenn einem andere Personen Aufgaben umhängen oder zuteilen, die man nicht abwehren kann. Wichtig wäre in diesem Fall, zwischen wichtig und unwichtig bzw. zwischen dringend und nicht dringend zu unterscheiden. Unsere produktivste Zeit während der Arbeitswoche sind übrigens Dienstage, Mittwoche und Donnerstage – an diesen Tagen würde ich die wichtigen und dringenden Dinge erledigen. An den Randtagen der Woche Montag und Freitag eher die unwichtigen und weniger dringenden. Routinetätigkeiten können außerdem an andere abgegeben werden.

3. Sich selbst nicht kritisch in Frage stellen

Wir alle brauchen Feedback. Egal wie lange und gut Sie in Ihrem Job sind, wir leben von den Rückmeldungen der anderen. Steht Ihnen kein Feedback zur Verfügung, können Sie sich selbst einige Fragen stellen und sich damit selbst in Frage stellen oder Ihre Perspektive wechseln: Ist das die bestmögliche oder einfach nur die schnellste Lösung? Von wem kann ich etwas darüber lernen? Feedback kann jedoch auch in versteckter Form zur Verfügung stehen: Hören Sie genau hin, wenn andere Ihre Arbeit kommentieren. Nehmen Sie die Beobachtungen der anderen ernst. Fragen Sie nach. Und besprechen Sie sich regelmäßig mit einer außenstehenden Person, die gar nichts von Ihrer Arbeit versteht – es hilft oft enorm, mal einen anderen Blickwinkel auf bereits eingefahrene Routinen zu entwickeln.

4. Die Angst vor den vielen Emails

Wie viele Emails bekommen Sie pro Woche? 50? 100? 500? Wollen Sie wirklich alle Emails lesen, beantworten, weiterleiten? Welche Emails sind irrelevant? Welche Newsletter erhalten Sie, die Sie gar nicht lesen? Meine Empfehlung: Jedes Email (und Anhang) nur einmal öffnen – dann sofort entscheiden: entweder beantworten, ablegen und speichern, oder ab in den Papierkorb. Brauche ich diese Information noch einmal? Ja oder nein? Was außerdem hilfreich ist, ist es, ProjektpartnerInnen, KollegInnen oder MitarbeiterInnen zu bitten, Ihre Emails im Betreff mit „Zur Info“ oder „To Do“ zu markieren. Mit den „Zur Info“ Emails müssen Sie nichts tun, nur lesen, und in den „To do“ Emails steckt eine Aufgabe für Sie.

5. „Gehungen statt Sitzungen“

Viele Organisationen sind für innovative Lösungen nicht wirklich offen – flexible Arbeitszeiten … oder Projekttreffen im Freien … oder Besprechungen im Gehen (“Gehungen statt Sitzungen”) … und viele mehr … Doch oft kommt genau bei diesen Methoden etwas Neues in Gang. Daher Mut zu neuen Wegen! Warum sich nicht mal mit einer Schauspielerin über die eigene Arbeit unterhalten? Warum nicht mal Job-Shadowing mit der Abteilungsleiterin ausmachen? Warum nicht mal im Park mit dem Kunden eine Runde gehen, statt zu sitzen?

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